Desde la entrada en vigor de la Ley de Control Horario en 2019 y, especialmente, desde el terremoto de la crisis del Coronavirus, las empresas han tenido que adaptar sus procesos para cumplir con la normativa de registro de jornada laboral.
¿En qué consiste el registro de la jornada laboral?
El registro de la jornada laboral es una práctica esencial en cualquier empresa, ya que permite llevar un control de las horas trabajadas por cada empleado y asegurar que se cumplen las normas laborales. Además, el registro de la jornada laboral es una herramienta esencial para la planificación y la gestión del tiempo de trabajo, ya que permite a los empleadores conocer con precisión cuántas horas se han trabajado y cuántas se han perdido debido a faltas o permisos.
Evolución sobre el registro de la jornada laboral
Es conocido que en España era habitual hacer horas extra y existía una cultura de presentismo laboral que lastraba la productividad. La normativa de control horario implantada en la primavera de 2019 pretende terminar con estos estigmas, modernizar la forma de trabajar de las plantillas y proteger tanto al trabajador como a las empresas.
Todas las empresas se adaptaron a la ley de una u otra manera, pero en la primavera de 2020 llegó el confinamiento mundial. A parte de los estragos socioeconómicos que esto ocasionó, surgió una necesidad muy específica que no estaba bien regulada hasta el momento: el teletrabajo. No eran demasiadas las empresas que se habían adaptado a un entorno 100% digital y, dado que por ley también es obligatorio fichar cuando se trabaja desde casa, muchas tuvieron que modificar la forma en la que registraban su jornada laboral para adaptarse al home work.
Explicada esta evolución, podremos entender mejor cuales son las diferentes opciones para el registro de jornada laboral, así como sus ventajas e inconvenientes.
1.- Planilla horas de trabajo
Muchas empresas, sobre todo de sectores primarios, utilizan hojas de papel donde los trabajadores registran sus horas de entrada y salida a diario. Una simple cuadrícula donde el empleado firma es suficiente para cumplir con la legislación española.
Ventajas: Es sencillo y barato.
Desventajas: Las hojas se pierden y deterioran, hay que almacenarlas durante varios años por ley y no es sencillo corregir errores.
2.- Excel de registro de jornada
Siguiendo la lógica de las hojas de papel, hay muchas empresas que utilizan un excel para registrar la jornada de sus trabajadores. En realidad no es más que el equivalente digital a un folio donde cada persona escribe cuando entra y cuando ale, por lo que no ofrece muchas ventajas. En el mejor de los casos, las empresas tienen este excel en un servidor compartido o en la nube, pero los problemas que genera son muy parecidos a tenerlo en un solo ordenador
Ventajas: Es barato. Es fácil de almacenar.
Desventajas: Difícil de coordinar. Difícil llevar un registro. Difícil de modificar.
Si quieres saber más, en este artículo te contamos todo sobre el uso de plantillas de Excel para llevar el registro de jornada.
3.- Programa generalista de control horario
Al calor de la ley de 2019, muchísimas empresa de desarrollo de software se lanzaron a crear sus propios programas de control de jornada. Por desgracia, muchos de estos programas son muy básicos y apenas son mejores que un excel.
Ventajas: Al tener muy pocas opciones, suelen ser fáciles de utilizar.
Desventajas: Sólo nos permiten llevar un registro básico de horas trabajadas, pero no contemplan vacaciones, ausencias o horas extra.
4.- Programa específico de control horario
Existen un puñado de herramientas específicas de control horario que han sido creadas destinando más recursos y esfuerzos que los programas generalistas. Se trata de negocios profesionales centrados en ofrecer soluciones de control horario. Por supuesto, son mucho mejores que los softwares más básicos, pero tienen la desventaja de que no todos cumplen con las expectativas de los usuarios
Ventajas: Un programa realmente completo para registrar la jornada laboral. Mejora la coordinación y los reportes.
Desventajas: No todos tienen las funcionalidades esperadas. Casi todos se centran en fichaje por web y no contemplan otros tipos de fichaje como kiosco o móvil.
5.- Reloj para fichajes
El tradicional reloj de las películas de los años 50 sigue siendo una opción popular en fábricas y centros donde el trabajo es meramente físico. Es sorprendente, pero hay muchos centros de trabajo donde se lleva trabajando de la misma manera los últimos 40 años y sienten que es arriesgado modificar sus viejos hábitos.
Ventajas: No muchas en realidad. Funciona por inercia.
Desventajas: Todas las desventajas que puede tener llevar el registro horario en una hoja de papel. Los empleados suelen perder sus tarjetas de fichaje o olvidarse de la clave. No es compatible con el teletrabajo.
6.- Máquina para fichar por huella
En su momento, supuso la modernización del tradicional reloj para fichar, donde se sustituía la tarjeta o clave que suele utilizar este sistema por la huella digital. Esto hace que el empleado siempre tenga encima su sistema de identificación, pero sigue teniendo serios problemas cuando hablamos de transformación digital.
Ventajas: El empleado no pierde nunca su tarjeta.
Desventajas. No es compatible con el teletrabajo. AL requerir contacto físico, resulta un foco de contagio de enfermedades infecciosas.
7.- Máquina para fichar por reconocimiento facial
La última innovación para fichar físicamente en las empresas es el reconocimiento facial. Al igual que la huella dactilar, es un sistema biométrico de identificación único e intransferible, por lo que tiene las mismas ventajas. Además, al no requerir contacto, resulta mucho más higiénico.
Ventajas: Más higiénico que la huella dactilar. Normalmente produce menos errores.
Desventajas: No es compatible con el teletrabajo.
8.- Solución control horario 360º
Siendo realista, son muy pocas las empresas 100% digitales en las que todos los empleados tienen un ordenador con el que poder fichar. Tampoco es habitual, y cada vez lo será menos, encontrar empresas en las que todos los trabajadores pueden pasar físicamente por un kiosko 4 veces al día para registrar sus entradas y salidas.
La solución que ofrecemos en Tramitapp combina lo mejor de los fichajes en kiosko, lo mejor del software específico de control horario y una aplicación móvil con funcionalidades específicas como geolocalización. Toda la información de todos los métodos de fichaje queda almacenado en un solo panel de control donde el administrador puede acceder a todos los registros fácilmente y ahorrarse muchos problemas de coordinación y comunicación
Ventajas: Permite utilizar al mismo tiempo todos lo métodos de fichaje y centraliza la información
Desventajas: Podrías pensar que resulta caro, pero si consultas nuestros precios te sorprenderá.
¿Por qué realizar el registro de la jornada laboral?
El registro de la jornada laboral es esencial para cualquier empresa, ya que tiene una serie de beneficios que contribuyen a una mejor gestión del tiempo de trabajo de los empleados y a una mayor eficiencia en el negocio. Algunos de los beneficios son los siguientes:
- Cumplimiento legal. Cono comentábamos, llevar un registro preciso de la jornada laboral es necesario para cumplir con las regulaciones legales y laborales que establecen las horas de trabajo máximas, las horas extras y los descansos. Esto ayuda a evitar sanciones legales y multas por parte de las autoridades laborales.
- Planificación y gestión del tiempo. Un registro preciso de la jornada laboral permite a las empresas planificar y gestionar mejor el tiempo de trabajo de los empleados, lo que se traduce en una mayor eficiencia y productividad.
- Control de costos. El registro de la jornada laboral permite llevar un control preciso de las horas extras y los costos laborales, lo que ayuda a las empresas a reducir los gastos y aumentar las ganancias.
- Mejora de la motivación. Al llevar un registro preciso de la jornada laboral, los empleados saben que se está reconociendo su tiempo de trabajo y que se están cumpliendo las regulaciones legales. Esto puede disminuir la desmotivación entre los empleados y aumentar su compromiso con la empresa.
- Informes y estadísticas. El registro de la jornada laboral permite generar informes y estadísticas precisas sobre el tiempo de trabajo de los empleados, lo que ayuda a las empresas a tomar decisiones informadas y a mejorar la gestión del tiempo de trabajo.
¿Se pueden imputar de golpe todas las horas de trabajo?
Una de las prácticas más frecuentes de las empresas es registrar de golpe todas las horas de trabajo preestablecidas por contrato de los empleados. Esta técnica, bautizada como confirmación de horario, significa que el trabajador no ficha su jornada a tiempo real, sino que confirma las horas de su jornada al final de la semana o del mes. Llevando a cabo esta práctica, no estaríamos cumpliendo con la ley de registro de jornada. Por lo tanto, la empresa podría tener problemas ante una inspección de trabajo. A la hora de pedir los registros se vería que es imposible que toda la plantilla haya contado con los mismos minutos exactos en su hora de entrada y salida del trabajo. Esto se denotaría fácilmente aunque lo intentemos truncar cuando nos pregunten nuestro método de fichaje empleado en el día a día.
En conclusión, hay varias opciones para llevar un registro de la jornada laboral de los empleados, y la elección dependerá del tamaño y las necesidades de cada empresa. Sin embargo, es importante elegir una opción precisa y confiable para cumplir con las regulaciones legales y laborales y asegurar una gestión eficiente del tiempo de trabajo de los empleados
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Más de 10 años escribiendo sobre el mundo de la productividad en empresas y los recursos humanos.
