El registro horario lleva ya más de un año siendo obligatorio en las empresas. Todas las organizaciones están obligadas a garantizar un sistema de fichaje a sus empleados, independientemente de que estos realicen o no horas extra. Vamos a destacar siete cosas importantes que debes tener en cuenta para ayudarte a gestionar el control de horas trabajadas.
¿A qué nos referimos con el control de horas trabajadas?
El control de horas trabajadas es el proceso mediante el cual se registran y se lleva un registro de las horas trabajadas por los empleados en una empresa o organización. Esto puede incluir el registro de la hora de entrada y salida, el tiempo de almuerzo, las horas extras, y otros detalles relacionados con las horas trabajadas. El control de horas trabajadas es importante para cumplir con las leyes laborales y para garantizar que los empleados sean pagados adecuadamente. También se utiliza a menudo para planificar y asignar tareas, y para medir la productividad.
El control horario en el teletrabajo es posible (y obligatorio)
El trabajo en remoto y el trabajo híbrido se han convertido en las modalidades predominantes para muchas empresas. La normativa señala que hay que registrar obligatoriamente también estas horas de trabajo a distancia. La entidad debe poner los medios necesarios para que sus trabajadores, ya sea de forma presencial o remota, cumplan con esta obligación.
Muchas compañías han tenido que modificar la forma en la que registraban las horas de trabajo. Contar con herramientas de fichaje situadas en el centro de trabajo imposibilitan el registro de los empleados que operan en remoto, por lo tanto, podrían tener problemas ante una inspección de trabajo.
Teniendo que establecer un sistema de fichaje válido para todos, son muchos los que han optado por las plataformas virtuales. En Tramitapp disponemos de un software específico de control horario con el que poder registrar la jornada trabajes donde trabajes. Pudiendo alternar nuestros métodos de fichaje sincronizados: app, web y kiosko.
Los fichajes pueden ser geolocalizados
Imagina que empresa y empleado han estipulado que este solo pueda trabajar desde su domicilio habitual, ¿cómo saber si verdaderamente ficha desde allí?
Aquí entra el llamado fichaje geolocalizado, con el que la empresa puede gestionar mejor el control de horas trabajadas de sus colaboradores. Este es muy utilizado tanto para los trabajadores en remoto, como en empresas de mantenimiento o construcción, donde el oficio se realiza en lugares externos.
La geolocalización se produce a través del móvil. Por muy viejo que sea el dispositivo, sus antenas dan una ubicación aproximada. Pero cuidado, en España no está permitido geolocalizar la ubicación durante la jornada de un trabajador. Lo que sí está permitido es localizar el lugar donde se inicia y se finaliza la jornada laboral.
En Tramitapp implantamos la geolocalización únicamente para conocer el lugar desde donde el trabajador ficha la entrada o salida de su jornada. También ponemos a disposición la opción de que solo se pueda fichar en unos lugares concretos, disminuyendo así la posibilidad de fraude. Estas funciones pueden incluirse o no, personalizando así el registro horario de tus empleados de manera más o menos flexible.
¿Qué ocurre si mis trabajadores olvidan registrar su jornada?
Si el empleado no lleva un registro correcto de su jornada, puede ser sancionado al considerarse un incumplimiento laboral. Sería como si se hubiese ausentado, ya que no ha dejado constancia de sus horas trabajadas. En primer lugar, se notificaría una falta y, en caso de que se fuese repitiendo, se sancionaría al trabajador. La sanción variaría según lo establecido en las disposiciones legales o en el convenio colectivo.
Aunque la empresa tenga un método de registro de jornada establecido, si el trabajador no ficha, se entiende que la entidad no está cumpliendo con la normativa. Por lo que, si se da una inspección de trabajado, la empresa podría ser sancionada, pudiendo enfrentarse a multas de hasta 6.125€.
Soluciones para no olvidarse de fichar
A pesar de que la empresa disponga de un sistema de control horario, es posible que los trabajadores olviden alguna vez fichar. Esto puede ser un error humano, por ello lo más idóneo es digitalizar la herramienta de fichajes. Así se deja a un lado métodos tradicionales como el fichaje con papel y boli o el Excel, y se reduce la posibilidad de que un trabajador descuide efectuarlo.
En Tramitapp, con la herramienta de control horario, los trabajadores reciben una notificación en el móvil a modo de recordatorio si han olvidado indicar el inicio o fin de su jornada. De esta manera, se obtienen todas las ventajas de una app de control horario, se reduce el riesgo de olvido y con ello el trabajo administrativo.
Beneficios del control de horas trabajadas
Lejos de querer convertirse en una carga extra para empresarios y trabajadores, la ley de control horario nació ante la dificultad que suponía demostrar el cumplimiento de los horarios pactados.
Para los empresarios, la normativa les permite luchar contra el absentismo laboral, además de poder conocer la eficiencia de su plantilla y las necesidades que puedan surgir. A la hora de una inspección de trabajo, con un correcto control horario, evitan las sanciones. Por parte del empleado, el registro horario garantiza el reconocimiento de su número de horas trabajadas, incluidas las posibles horas extra. Esto evita posibles problemas y malentendidos acerca del registro de las horas de trabajo y horas extra. Por ello es tan importante emplear una herramienta de trabajo que sea objetiva y fiable.
Y con la ayuda de un software dedicado a ello supone, para ambas partes, garantizar la veracidad de los datos y la seguridad de que estos no han sufrido modificaciones. Con ello, si quieres conocer más acerca de nuestro sistema de control horario, pincha aquí y te ayudamos.
Descarga informes sobre los fichajes realizados
Es importante revisar y analizar regularmente los registros de horas trabajadas para detectar cualquier patrón o tendencia que pueda indicar problemas de productividad o cumplimiento legal.
Tener la posibilidad de descargar informes sobre el registro de fichajes de nuestra plantilla o equipo nos ayudará a detecta posibles problemas de horas extra o escasez de horas de la jornada laboral de la plantilla.
Mantén la herramienta del control de horas siempre actualizada
Es importante mantener la herramienta de control de horas siempre actualizada para garantizar que los datos sean precisos y confiables. Esto incluye verificar regularmente que los registros estén completos y correctos, y corregir cualquier error o problema de inmediato. También es importante asegurarse de que la herramienta esté actualizada con las últimas leyes y regulaciones laborales, y que se estén cumpliendo todos los requisitos legales. Además, es recomendable tener un sistema automatizado para evitar errores humanos y tener una gestión más eficiente.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
