Los recursos humanos son el alma de una empresa. En gran medida, la gestión de los recursos humanos es lo que determina el éxito o el fracaso de un negocio. Hay muchas empresas que, teniendo un buen producto y una buena cartera de clientes, han fracasado porque no han sido capaces de retener su talento o de hacer que sus empleados estén contentos. Un software de gestión de recursos humanos puede ayudarte.
Lo primero de todo, es definir correctamente que es la gestión de los recursos humanos. Si eres un profesional de los RRHH, sabrás que ese departamento tiene varias patas, todas ellas muy importantes.
- Por un lado está el reclutamiento, la parte que se encarga de fichar nuevos empleados. Normalmente, en las empresas mediadas, este área también se encarga de los planes de carrera, las promociones internas y este tipo de cosas. Es frecuente que incorpore también tareas de evaluación del desempeño.
- Por otro lado, tenemos la parte de formación. Es el área que se encarga de las formaciones obligatorias y complementarias que deben recibir todos los empleados para que la empresa se mantenga al día y en plena forma.
- Y por último, la materia que nos ocupa en este artículo, tenemos el área de gestión de recursos humanos propiamente dicha, que se encarga de que el día a día de los trabajadores sea lo más sencillo posible y cumpla con todas las normativas legales.
Es conocido que la parte de gestión de recursos humanos es la más fundamental del departamento, porque es imprescindible en una empresa que todo el mundo cobre sus nóminas, que todo el mundo registre su jornada laboral y tantas y tantas otras cosas que consumen una cantidad de tiempo y esfuerzo increíble.
Además la carga de trabajo generada por la gestión de RRHH es directamente proporcional al número de empleados. Cuantos más empleados, más trabajo de gestión. SI hay demasiados empleados y no se utilizan buenas herramientas, es muy posible que el departamento de recursos humanos quede rápidamente saturado y comience a cometer errores.
Por ello, es recomendable utilizar un buen software gestión de recursos humanos para automatizar procesos, mejorar la comunicación, minimizar errores y, en definitiva, hacer más cosas con menos esfuerzo.
Te estarás preguntando qué debe incluir este software ¿verdad?
Control horario
Por ley, es obligatorio registrar la jornada laboral de los empleados. Disponer de una herramienta que solucione todas las casuísticas que se pueden producir en este sentido nos ayudará a ahorrar mucho tiempo y dinero. Debes tener en cuenta que no todos las herramientas de control de jornada laboral tienen las mismas funcionalidades ni son tan completas como otras.
Gestión de vacaciones
La gestión de vacaciones puede ser un problema si no se gestionan correctamente. Si no se hacen a través de un software de gestión de personal suelen llevar muchísimo trabajo de comunicación, emails, muchos cambios, preguntas, dificultades para coordinar las vacaciones del departamento… Es, junto con el control horario, la funcionalidad más fácil de usar y que ahorra más tiempo a los profesionales de RRHH.
Gestión de ausencias
Del mismo modo que las vacaciones, la gestión de ausencias puede llegar a convertirse en un problema importante cuando una empresa comienza a crecer. Siempre hay algún trabajador que se casa, que tiene un pariente enfermo, que necesita un día de mudanza… Todas estas ausencias justificadas suelen requerir documentación, que además debe ser almacenada. Un buen software de gestión de recursos humanos debe incluir la gestión tanto de los dñias de permiso como de la documentación asociada.
Gestión de bajas médicas
Las bajas médicas no solo generan días de baja, también suponen una indicencia en la nómina que debe gestionar el departamento contable. ¿Sabes que Tramitapp puede conectarse con las nóminas del empleado para registrar automáticamente este tipo de imprevistos?
Gestión de nóminas
Ya resulta pesado de por si enviar la información al departamento contable o asesoría para que generan las nóminas, corregir los errores, recibirlas, comprobar que es todo correcto, corregir más errores, enviar las nóminas a los empleados, solucionar sus dudas, corregir más errores todavía… Pocos softwares de gestión de RRHH generan automáticamente incidencias en la nómina y se conectan al departamento contable como lo hacemos nosotros. Además, envía automáticamente la nómina a cada empleado, da la opción de que la firme online y crea notificaciones específicas para solucionar sus dudas. Uno de nuestros módulos estrella.
Gestión de contratos y documentos
Si estamos hablando de una herramienta completa, debería ser capaz de gestionar temas de documentación, contratos e incluso permitir firmar documentos online. No es habitual que una herramienta de RRHH incluya estas funcionalidades y quizás no estés familiarizado. Seguro que lo sueles gestionar todo por correo o por almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox. Te recomendamos pegar un vistazo a nuestro gestor de documentos online y a nuestra funcionalidad de firma electrónica. Te sorprenderá.
Informes
Cualquier herramienta de recursos humanos que se precie debe tener un buen panel de informes, idealmente que permita descargarlos en formato hoja de cálculo para que podamos incluirlos fácilmente en presentaciones y documentos.
Gestión de cuadrantes y turnos de trabajo
Si tu empresa tienen turnos rotativos, jornadas variables o turnos de trabajo sabrás lo difícil que resulta mantener la planilla bien confeccionada. SI ademas es una empresa que requiere que siempre haya un mínimo de personal presente, al unir los turnos con las vacaciones, las ausencias y las bajas resulta un verdadero quebradero de cabeza. Por no hablar de todo el ruido que genera aviar a todo el mundo de los cambios, gestionar las quejas, etc… Definitivamente, es algo en lo que una herramienta puede ayudarte mucho.
Consideramos que con estas funcionalidades quedan cubiertas las mayoría de áreas principales de un departamento de gestión de personal, pero es posible que no hayamos contemplado todas. ¿Hay alguna tarea para la que te gustaría disponer de una herramienta?
Sobre el autor
Más de 10 años escribiendo sobre el mundo de la productividad en empresas y los recursos humanos.
