Apenas hace dos años de la entrada en vigor del registro obligatorio de la jornada laboral. Las empresas desde entonces se vieron en la obligación de poner a disposición de los empleados un método válido para cumplir con el control horario. A pesar de existir multitud de métodos de fichaje no todos se adaptan a las necesidades de la plantilla. Por ello hemos recogido 5 motivos de implementar un fichador virtual en tu entidad como la solución de registro de jornada.
Qué significa un fichador virtual
El avance de la tecnología ha dado paso a nuevos métodos de registro horario más allá de la clásica máquina de fichar. El fichador virtual consiste en una herramienta que digitaliza el control horario. Las empresas que optan por esta alternativa buscan una herramienta intuitiva, accesible, eficaz y que aporte todas las garantías legales. Los fichadores virtuales suponen un comienzo en la digitalización de la entidad, por lo que aporta una serie de beneficios claros que no podremos encontrar en las alternativas convencionales.
Motivos para implementar un fichador virtual
Si tu empresa no dispone de un método de fichaje o este no está siendo utilizado, deberías saber que la entidad podría ser sancionada por incumplimiento laboral. Tal y como recoge la normativa, es obligación de la empresa poner a disposición un método de registro que pueda utilizar toda la plantilla, incluidos los trabajadores en remoto. Al igual que también es obligación de los empleados registrar su jornada. En este punto, surgen dudas habituales como: ¿qué ocurre cuando los trabajadores olvidan fichar su jornada?
Un fichador virtual tiene varias ventajas en comparación con un sistema de marcaje tradicional. Por ejemplo, permite una mayor flexibilidad en cuanto a la ubicación del trabajo, ya que los empleados pueden registrar su asistencia desde cualquier lugar con conexión a Internet. Además, el sistema puede integrarse con otros sistemas de gestión de tiempo y recursos humanos, lo que permite una mejor gestión de la asistencia y una mayor eficiencia en la gestión del tiempo.
Pero no todo queda aquí, a continuación, explicamos algunas de las ventajas y avances que supone implementar en nuestra organización una herramienta de fichaje virtual.
1. Registros almacenados en la nube para consultar cuando quieras
Los fichadores virtuales almacenan toda la información de los registros en la nube. La información de los fichajes está así siempre disponible para ser consultada. Esto evita posibles pérdidas de datos y minimiza los errores. Aunque el fichador virtual sea multidispositivo, combinando fichajes en el centro de trabajo, a través de internet o desde el móvil, la información queda almacenada en una única plataforma, pudiendo así ver todos los registros con un solo vistazo.
2. Lo emplean tanto trabajadores presenciales como en remoto
En España, la Ley de Teletrabajo establece que los empleados que teletrabajan deben cumplir con las mismas normas de jornada laboral y descanso que los empleados que trabajan en una oficina.
Por lo tanto, los empleados que teletrabajan deben cumplir con las mismas normas de jornada laboral y descanso que los empleados que trabajan en una oficina, es decir, las empresas deben registrar y documentar la jornada laboral de los trabajadores incluyendo los trabajadores que teletrabajan.
Llegados a este punto, uno de los problemas más habituales de los métodos convencionales de fichaje es que estos se ubican en un lugar presencial de la oficina. Por lo tanto, hace necesaria la presencia del trabajador para realizar el fichaje.
Un fichador virtual, en cambio, hace uso de los dispositivos digitales para poder realizar el registro de jornada. Por ejemplo, emplear el propio teléfono móvil para poder fichar. Los fichadores virtuales se sitúan como la alternativa idónea para los teletrabajadores o aquellos empleados que no acuden al centro de trabajo cada día. Permitiendo así registrar de manera digital el registro de su jornada desde sus hogares pudiendo incluir incluso la geolocalización de los fichajes.
3. Registra también las pausas de la jornada
Según la normativa española, el trabajador tiene derecho a un descanso mínimo de 15 minutos tras una jornada de trabajo de seis horas y media. El tiempo de descanso se considera tiempo efectivo de trabajo y se debe computar a efectos de duración de la jornada.
Por lo tanto, si queremos realizar un registro de horas objetivo es importante que los empleados fichen también sus momentos de descanso. incluyendo a los empleados que teletrabajan, cumpliendo con la normativa española sobre descansos y duración de la jornada laboral.
La herramienta digital al ser accesible desde el móvil o web permite registrar la jornada con un par de clicks. Esto supondrá que no sea un gran esfuerzo para el trabajador el hecho de fichar también sus pausas o sus descansos.
4. Ahorra tiempo en el fichaje y mejora la productividad
Relacionado con el punto anterior, el hecho de registrar la jornada desde cualquier dispositivo ahorra tiempo a los empleados. Olvidándonos de las largas colas que se forman entorno a los relojes de fichaje u otros dispositivos que se instalan en la entrada del centro de trabajo. las grandes colas que se forman para fichar.
Si queremos que los trabajadores registren sus pausas, además del inicio y fin de jornada, significa realizar como mínimo cuatro fichajes distintos. Los fichadores virtuales permiten que los fichajes no supongan una gran interrupción de tiempo. Lo que permitirá al trabajador ser más productivo con su jornada laboral y llevar un mejor control de sus horas de trabajo efectivas.
5. Sin problemas para las inspecciones de trabajo
Uno de los mayores temores en las inspecciones de trabajo es cumplimentar correctamente el registro de jornada si nos lo solicitan. Los fichadores virtuales cumplen con los criterios estipulados de objetividad, fiabilidad y accesibilidad que tiene en cuenta la normativa.
La ley estipula que las empresas deben conservar los datos de registro de jornada durante el periodo de cuatro años. Si nuestra organización utiliza métodos de registro como una plantilla de Excel impresa, corremos el riesgo de que esta información se pierda o se vea deteriorada con los años. Los fichadores virtuales, almacenan los datos en servidores seguros a los que almacenan la información y a los que podemos acceder en cualquier momento que se solicite.
En definitiva, el fichador virtual es una herramienta tecnológica que permite registrar la asistencia de los empleados a través de un sistema en línea, tiene varias ventajas como la mayor flexibilidad en cuanto a la ubicación del trabajo y se puede integrar con otros sistemas de gestión de tiempo y recursos humanos.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
