El 12 de mayo de 2019 entraba en vigor en España la ley de registro de jornada laboral. Desde entonces, las empresas han tenido que adaptarse a la normativa en un contexto de pandemia que ha dificultado las gestiones. Aun habiendo pasado ya 3 años de la ley de registro de jornada, son muchas las compañías que no cumplen de forma correcta con la normativa o no saben sacarle el máximo partido al control horario.
En este artículo hacemos un repaso de las claves del registro de jornada y te contamos cómo puedes mejorar este proceso en tu empresa de tal forma que puedas obtener beneficios gracias al fichaje de tus empleados.
¿Cómo registrar correctamente la jornada laboral?
Las empresas están obligadas a poner a disposición de sus empleados de una herramienta con la que puedan registrar su jornada de trabajo. Así lo estipula la normativa que recalca hacer uso de una herramienta fiable y objetiva donde cada empleado fiche sus horas de inicio y fin de la jornada laboral.
La empresa debe almacenar durante 4 años los datos de registro de sus empleados, aunque algunos ya no sigan trabajando en la compañía. Por eso es tan importante que la información de los fichajes esté siempre accesible ante una posible inspección de trabajo y no perder los documentos ni que estos se vean deteriorados. La digitalización de la herramienta de control horario ha sido la solución para tener la información actualizada de los fichajes siempre disponible.
El registro laboral durante el trabajo remoto
La generalización del teletrabajo y, ahora, de los modelos de trabajo híbrido, han puesto de manifiesto que muchas empresas no estaban preparadas para cumplir con la normativa ante cualquier situación. Muchos todavía dudan, pero sí, el registro de jornada también es obligatorio en el trabajo remoto.
Digitalizar la herramienta se ha convertido en la opción más utilizada para realizar el fichaje en cualquier lugar, sin necesidad de acudir al centro de trabajo. Esto es gracias a las soluciones que ofrecen distintas formas de fichar. Desde TramitApp disponemos de tres métodos distintos de fichaje: vía app, web y kiosko. De esta forma nos aseguramos que el empleado pueda fichar independientemente se encuentre en la oficina o desde casa.
Cómo saber el tiempo de trabajo efectivo
Uno de los objetivos de establecer el control horario es saber cuáles son las horas de trabajo efectivas de los empleados. Pero, si no estipulamos bien cómo realizar estos fichajes, no podremos obtener esta información de valor. Por ejemplo, pidiendo a los empleados que fichen sus pausas.
La normativa no obliga a fichar las pausas de trabajo o las interrupciones, pero es recomendable que lo hagamos, ¿por qué? La medición del tiempo de trabajo efectivo necesita ser lo más objetiva posible. Si los empleados registran sus periodos de pausa, obtendremos datos mucho más fiables, lo que nos servirá para poder mejor la productividad y detectar problemas de absentismo laboral.
Saca partido al registro de jornada
Más allá de cumplir con el control horario de la empresa, podemos utilizar esta herramienta para otros fines que nos ayudará en la gestión de procesos y optimización del trabajo. No escatimes en tu herramienta de registro de jornada y descubre todo lo que puede ofrecer.
Una visión de todo el equipo
El registro de jornada te permite conocer la hora de entrada y de salida de los compañeros de equipo. Ver quién está trabajando en ese momento ayuda en la organización del día a día y en evitar molestar a aquellos empleados que estén ausentes, lo que ayuda también al derecho a la desconexión laboral.
Organiza el trabajo flexible
SI llevamos un control de las horas de entrada y salida de los empleados, podremos dar un paso más en su autogestión y apostar por el trabajo flexible. La flexibilidad laboral está siendo uno de los elementos de atracción y retención del talento más importantes en la actualidad. Los empleados buscan tener más flexibilidad para realizar sus horas de trabajo y poder mejorar la conciliación entre la vida personal y profesional.
Fichajes geolocalizados
Existen soluciones de registro de jornada que ofrecen la posibilidad de fichar con geolocalización para registrar desde donde el trabajador está fichando. Esto viene a ser de gran utilidad para saber si los empleados se encuentran en el centro de trabajo, en su domicilio habitual, etc.
Herramientas más allá del control horario
Podemos dar un paso más allá en las gestiones de nuestra empresa y completar el registro de jornada con otras herramientas. Aunque ya dispongas de una herramienta de fichaje, esto podría interesarte, continúa leyendo y descubre todo lo que puedes añadir a tu empresa.
Vacaciones y ausencias
Si integramos las vacaciones y las ausencias al control horario podremos ver el saldo de horas de cada empleado y elegir una vista por semana, mes o año. Además, en el propio cuadrante obtendremos notificaciones de las ausencias, por lo que podremos consultarlo todo desde un mismo sitio.
Nóminas y horas extras
Las horas extras que realice el empleado quedan reflejadas en el saldo de horas y la ficha de cada trabajador. La información de estas horas extras actualiza de forma automática la información de las nóminas del trabajador que se envía después a la gestoría.
Cuadrante de la empresa
Poder coordinar el equipo desde el propio cuadrante donde se visualiza las horas trabajadas ayuda a ver todo lo que ocurre en tiempo real. Pudiendo comprobar cada equipo quién está trabajando desde casa, en la oficina, de baja o vacaciones.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
