El mundo está cambiando a marchas forzadas, movido por circunstancias que nadie podía prever. Ahora, más que nunca, se hace imprescindible gestionar tus recursos humanos online, principalmente porque no queda otra alternativa.
Si estás pensando que esta es una situación temporal y que podrás volver al trabajo de documentación física en el escritorio y reuniones presenciales para comunicarte con la gente, mi opinión es que el mundo ha cambiado para siempre. Ya estaba cambiando poco a poco, pero ahora no hay marcha atrás: necesitamos digitalizar las empresas para hacerlas más ágiles, más sólidas y más cómodas tanto para los profesionales de los RRHH como para los empleados de cualquier tipo.
A continuación, destacamos 10 consejos para digitalizar tu departamento de recursos humanos que hemos recopilado de varios profesionales del sector:
Define procesos
Todos tenemos la sensación de que estamos muy agobiados y que tenemos muchas cosas que hacer. Pero normalmente el primer problema que debemos resolver es pensar qué estamos haciendo y si lo estamos haciendo de la mejor manera posible. Trabajar mucho no significa necesariamente que estés trabajando bien. Es la razón principal de que el día a día te esté comiendo.
Párate a pensar. ¿Cual es la mejor manera de hacer algo que vas a repetir muchas veces? Define cómo hacerlo. Dale un par de vueltas. Define el proceso.Te sorprenderá la cantidad de tiempo que puedes ahorrar si inviertes algo de esfuerzo en hacer este ejercicio, tanto tu tiempo como el de tus compañeros de trabajo.
Digitaliza todos documentos
Uno de los grandes problemas que estamos viviendo con la deslocalización es la gestión de documentos. Mantener un archivo físico es caro, poco ecológico e ineficiente. Y, para ser sincero, los inspectores del ministerio de trabajo ya ni lo miran, siempre prefieren la documentación digital.
Documentación digital no significa tener los documentos guardados en una carpeta en la nube. Eso es poco seguro y probablemente el servicio que estés utilizando no cumpla con la normativa GDPR. ¿Sabes donde están ubicados sus servidores? ¿Sabes quién tiene acceso real a esa información?
Lo mejor es disponer de una herramienta de gestión de documentos online especializada, que te permita agrupar la información por tipo y por empleado y que cumpla con la legislación española.
Gestiona todos los trámites online
Solo el que lo ha hecho muchas veces sabe lo difícil que resulta firmar un contrato con alguien que reside en otra ciudad, o incluso en otro país. Modificaciones del contrato, dificultad para imprimirlo, dificultad para escanearlo…
Peor aún, mucha gente no es consciente de la cantidad de documentación obligatoria que hace falta para gestionar los recursos humanos. Consentimientos, cláusulas de confidencialidad, acreditación de formación en materia de seguridad, GDPR, cualquier tipo de documentación de compliance que se nos pueda ocurrir.
Y lo difícil que resulta llevar un registro actualizado de todo esto.
Por fortuna, existen herramientas como Tramitapp que te permiten colgar un documento y llevar un control automático de quién lo ha firmado y quién no, sin tener que preocuparte más que de mirar un informe.
¿Sabías que se puede firmar un documento online y tiene la misma validez que un documento físico si lo gestionas con la herramienta adecuada? Tan fácil como firmar cuando te traen un paquete.
Crea listas de correo para cada propósito
Enviar correos electrónicos es un buen canal de comunicación oficial. Desde luego mejor que los servicios de mensajería instantánea. Todo el mundo se siente cómodo con él, todo el mundo dispone de uno, permanece en el tiempo, puedes trazar quien ha abierto o leído un correo y quien no…
Dedica algo de tiempo a crear unas listas de correo personalizadas para cada propósito. Por ejemplo, puedes crear una por departamento, por equipo de trabajo, para los mandos intermedios, para el comité de dirección o para las personas implicadas en administración.
Esto reduce errores y te ahorra tiempo. Te aseguras fácilmente de que has comunicado lo que querías transmitir a todas las personas que necesitan saberlo.
Ten siempre abierto un canal de comunicación ágil
A parte de los canales de comunicación “oficiales”, para gestionar tus recursos humanos online necesitas un canal de comunicación ágil para dar respuesta inmediata a las necesidades de la gente, o para comunicarte rápidamente con algún compañero si necesitas algo rápido.
Actualmente hay muchísimos canales de comunicación de este tipo. Desde Google Hangouts, pasando por Slack, Discord, Telegram, hasta los más populares como Whatsapp.
Cada uno tiene sus ventajas e inconvenientes. Lo que es seguro es que necesitas algo que todo el mundo está dispuesto a utilizar y que puedan visualizar fácilmente en tiempo real sin hacer ningún esfuerzo.
Crea una cultura de empresa
Posiblemente es el punto más difícil de esta lista. Digitalizar los RRHH 100% requiere crear un sistema de trabajo donde todo el mundo se siente cómodo y se maneja con naturalidad.
Esta forma de trabajar se conoce como cultura de empresa, y crear una y hacer que la adopten todas las personas de una organización es una de las cosas más complicadas en los recursos humanos. Requiere tiempo y dedicación y la complicidad de otras personas con influencia sobre tus compañeros, pero una vez consigas que tu empresa tenga una cultura 100% online, veréis como todos podréis trabajar significativamente mejor y más cómodos.
Olvídate del excel para gestionar las vacaciones y las bajas
Tanto si la petición de vacaciones es informal como si tienes un proceso de validación de vacaciones, la gestión de los días libres y de los días de baja consume una cantidad de tiempo verdaderamente absurda.
Sin contar con las preguntas típicas de cuantos días me quedan de vacaciones, me contaste este pero al final no me lo tomé, este dia era puente en mi comunidad… Ya sabes a qué me refiero ¿verdad?
Plantéate que igual va siendo hora de dejar los excel y disponer de un software un poquito más sofisticado con el que poder automatizar las peticiones de vacaciones y las bajas médicas, a la vez que te permite adjuntar y archivar de forma cómoda la documentación necesaria para que todo cumpla con la normativa legal.
Un proceso tan tonto y frecuente como que alguien pida un día de vacaciones suele tomar de media unas 2 horas, entre comprobaciones, dudas, documentación y gestión. Las bajas médicas incluso más, debido a que requieren más trámites. Y esto sin contar los posibles errores humanos o pérdida de documentación.
Utilizando un software de recursos humanos especializado, este proceso toma aproximadamente 5 minutos de media y evita cualquier tipo de error. ¿Imaginas cuanto tiempo puedes ahorrar si lo multiplicas por todos los días de vacaciones que te piden al año?
Utiliza un software mejor para el control horario
Desde la llegada de la normativa para el control horario de 2019, cada empresa se las ha apañado como ha podido para salvar el escollo. Actualmente casi todo el mundo dispone de una aplicación para el control horario, un lector de huella o algo similar y, si no lo tienes, quizás estás incumpliendo la ley de control horario y una inspección de trabajo te puede sancionar.
La cuestión es que todo el mundo lo tiene cubierto, pero no todo el mundo le está sacando todo su potencial. No vamos a comentar en este post las ventajas que tiene Tramitapp como aplicación de control horario frente a lo que tienes ahora mismo, te animamos a que pidas una demo y lo compruebes, pero basta decir que puedes ahorrarte un montón de tiempo, de dinero y de quebraderos de cabeza.
Digitaliza la gestión de incidencias en las nóminas
Las nóminas no suelen ser una competencia directa del departamento de recursos humanos. Para hacerlas solemos contar con una gestoría o un departamento financiero. Pero la gestión de incidencias de las nóminas sí es competencia de RRHH, y es un problema que se multiplica a medida que las empresas crecen.
Además, hay tipos de nóminas que producen muchísimas incidencias. Hablo de las jornadas variables, del trabajo por horas, de los turnos rotativos, de los complementos por dietas o gastos de representación… Todas estas cosas que se salen de cobrar por 8 horas al día 5 días a la semana generan un montón de quebraderos de cabeza a los departamentos de recursos humanos.
Por fortuna, existen aplicaciones capaces de conectar los sistemas de control de horario con tu ERP y capaces de centralizar el reparto de las nóminas, así como la gestión de las incidencias. Una buena forma de resolver uno de los grandes focos de trabajo (por no decir agujero negro de horas) de la gestión de personal.
No olvides motivar a tu equipo
Los canales online son perfectos para dar pequeños empujes a la moral del equipo. Dar reconocimiento es tan fácil como hacer un click. Sacar una sonrisa a toda la oficina se puede hacer reenviando un mensaje. Hacer que alguien se sienta útil y querido son requiere escribir unas líneas.
Gracias a los canales de comunicación online y a las redes sociales podemos motivar a nuestros compañeros, dándoles reconocimiento público y visibilidad. Gracias al entorno digital podemos mantener nuestros equipos cohesionados y coordinados aunque pasen semanas sin estar físicamente en el mismo lugar.
Ya sabes lo importante que e esto para mantener una baja rotación de personal, a parte de que es una excelente manera de reforzar tu employer branding 😉
Estos son los consejos que querían compartir con vosotros los profesionales de recursos humanos a los que hemos consultado sobre la digitalización, pero a lo mejor tienes algún otro consejo que quieras compartir con nosotros y que nos puede ayudar a mejorar nuestro departamento.
Sobre el autor
Más de 10 años escribiendo sobre el mundo de la productividad en empresas y los recursos humanos.
