En los últimos años, las empresas españolas han adoptado crecientemente sistemas biométricos como la huella dactilar y el reconocimiento facial para el fichaje de sus empleados. Esta tendencia, que se alineaba con la normativa de registro de jornada obligatoria desde 2019, se enfrenta ahora a un cambio significativo. La publicación de la Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en noviembre de 2023, ha introducido nuevas restricciones y desafíos para las empresas que utilizan estas tecnologías.
La relevancia de los datos biométricos y su regulación
Los datos biométricos se refieren a cualquier información relacionada con características físicas, fisiológicas o conductuales de una persona que permiten su identificación única. Estos incluyen las huellas dactilares, reconocimiento facial, patrones de iris, y la voz. Estos datos son únicos para cada individuo y permanecen relativamente constantes a lo largo de la vida, lo que los convierte en un medio altamente efectivo y seguro para la identificación personal.
Estos datos biométricos son considerados datos personales de categorías especiales según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Esto se debe a que permiten la identificación única de individuos basándose en características físicas, fisiológicas o conductuales. La reciente guía de la AEPD clasifica el tratamiento de estos datos como de alto riesgo, sometiéndolos a estrictos límites en su uso.
¿Es legal el fichaje biométrico en las empresas?
La nueva normativa establece que el uso de datos biométricos para el registro de jornada no es legal por norma general, ya que sólo es válido bajo ciertas condiciones. Específicamente, debe existir una norma con rango de ley que autorice expresamente su uso para este fin. El consentimiento del empleado, que antes podía considerarse suficiente, ya no justifica por sí solo la legalidad del sistema de fichaje biométrico.
En la práctica, esto significa que fichar mediante huella dactilar o reconocimiento facial, sin una justificación legal adecuada, es ilegal. Las empresas que continúen con estas prácticas se enfrentan a sanciones económicas y daños reputacionales, además de posibles acciones legales por parte de los empleados afectados.
Implicaciones para las empresas y las alternativas legales
Veamos en resumen cómo afecta a las compañías este cambio en la normativa respecto al control de jornada laboral y qué alternativas pueden emplear ahora.
Consecuencias del incumplimiento
El incumplimiento de la nueva normativa sobre fichaje biométrico no solo implica sanciones económicas, sino también un potencial daño a la reputación de la empresa. Las organizaciones que se mantengan usando métodos de fichaje biométricos sin las autorizaciones legales correspondientes podrían verse envueltas en litigios por violaciones de privacidad y protección de datos personales.
Excepciones y casos especiales
Aunque la norma es estricta, existen ciertas excepciones. Estas incluyen situaciones de interés público, necesidades sanitarias o de seguridad pública. Sin embargo, estas excepciones son limitadas y deben cumplir con una evaluación de impacto detallada y estar debidamente justificadas.
Elección de un sistema de fichaje adecuado
Debido al cambio de la normativa, las empresas deben reevaluar sus métodos actuales de control horario y adaptarse a la nueva legislación. Las alternativas legales incluyen sistemas basados en tarjetas de identificación o aplicaciones móviles que no requieran datos biométricos. Al seleccionar una herramienta de fichaje, se deben considerar aspectos como la facilidad de uso, la seguridad de los datos y, sobre todo, la conformidad con la normativa vigente.
Ejemplos de alternativas al fichaje biométrico
- Fichaje por Kiosko con PIN, Código QR o Tarjeta: Este método permite a los empleados fichar utilizando un dispositivo en el lugar de trabajo, mediante un PIN personal, un código QR o una tarjeta física.
- Fichaje mediante Aplicaciones Móviles: Las aplicaciones móviles ofrecen una solución flexible, permitiendo a los empleados fichar desde cualquier lugar. Estas aplicaciones no requieren datos biométricos y pueden incluir funciones como geolocalización para mayor control.
- Fichaje a través de la Web: Los empleados pueden registrar su jornada laboral mediante una plataforma web, lo que resulta especialmente útil para trabajadores en oficina o en modalidad de teletrabajo.
Estrategias para una transición efectiva
Para una transición efectiva hacia métodos de fichaje conformes a la normativa, las empresas deben realizar una auditoría de sus sistemas actuales y evaluar su conformidad con la nueva guía de la AEPD. Es crucial involucrar a los empleados en este proceso, comunicando claramente los cambios y ofreciendo formación sobre el uso de las nuevas herramientas. Además, es recomendable consultar con expertos en protección de datos para garantizar una implementación adecuada de las nuevas prácticas de fichaje.
Reconsideración de prácticas y conformidad legal
La publicación de la guía de la AEPD sobre el uso de sistemas biométricos en el control de presencia ha sido un claro llamado a las empresas para reconsiderar sus prácticas de fichaje. La conformidad con las nuevas normativas no solo es una cuestión de legalidad sino también de responsabilidad social y respeto por la privacidad y seguridad de los datos personales de los empleados.
Responsabilidad empresarial y gestión del cambio
Las empresas deben adoptar un enfoque proactivo en la gestión de este cambio. Esto implica una revisión minuciosa de los procesos internos y, si es necesario, la implementación de sistemas alternativos de fichaje que estén en línea con las directrices actuales. La responsabilidad empresarial aquí se extiende a garantizar la protección de los datos de los empleados y a la adopción de prácticas que respeten su privacidad y derechos.
La importancia de la transparencia y la comunicación
Es fundamental que las empresas mantengan una comunicación transparente y efectiva con sus empleados sobre los cambios en los sistemas de fichaje. La transparencia en el tratamiento de los datos personales y la claridad en las razones de estos cambios ayudarán a fomentar un ambiente de confianza y colaboración dentro de la organización.
En definitiva, este cambio normativo puede verse como una oportunidad para innovar y mejorar los procesos internos. La adaptación a nuevas tecnologías y métodos que respeten la privacidad y seguridad de los datos puede ser un paso hacia la modernización de la empresa y una mejora en la eficiencia operativa.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
