A la hora de llevar a cabo el cuadrante de vacaciones para empleados debemos tener en cuenta una serie de factores importantes. ¿Sabes cuáles son? En este artículo te contamos todo lo relacionado con el convenio, los periodos de vacaciones y cómo confeccionar el calendario laboral y de días de vacaciones correctamente en nuestra empresa.
En primer lugar, ¿qué es un cuadrante de vacaciones?
No podemos empezar el artículo sin tener claro en qué consiste un cuadrante de vacaciones. En resumidas palabras, es una manera de organizar los días de ausencias laborales de los empleados. Estas ausencias pueden ser por vacaciones, pero también por bajas, mudanzas, permisos, etc.
El objetivo del cuadrante es ser el lugar donde la plantilla pueda acceder para informarse en todo momento y comprobar sus días de vacaciones disfrutados y disponibles.
Calcula las vacaciones que corresponden a los trabajadores
Esta es la siguiente pregunta que tenemos que cuestionarnos para realizar el cuadrante de las vacaciones. Según el Estatuto de los Trabajadores en su artículo 38.1, se establece, como mínimo, 30 días naturales de vacaciones por año de servicio en la empresa. Estos días les pertenece tanto a los empleados que tienen jornada completa, como aquellos con jornada parcial.
El Convenio Colectivo del sector, a partir de lo fijado en el Estatuto de los Trabajadores, puede mejorar lo establecido y proporcionar más días de vacaciones u otras mejoras.
¿Quién decide los días de vacaciones en la empresa?
Ni el trabajador, ni la empresa pueden tomar la decisión de manera unilateral de cuáles serán los días de vacaciones. Tiene que ser siempre de mutuo acuerdo entre ambas partes.
Si el empleado toma las vacaciones por su cuenta cuando quiera, se puede aplicar el régimen sancionador del Convenio Colectivo e incluso puede ser causa de despido disciplinario.
En el caso de que la compañía y el empleado no se pongan de acuerdo, la empresa puede imponer el periodo de las vacaciones. Por su parte, el trabajador en este caso podrá interponer una demanda de vacaciones al Juzgado de lo Social. En este caso un juez decidirá, sin ser recurrible su decisión.
En resumen, ¿qué debemos tener en cuenta?
Realizar el cuadrante de vacaciones no es tarea sencilla. A la mínima que la empresa cuente con varios empleados, resulta una tarea que requiere horas, paciencia y mucha atención. Podemos tener cualquier mínimo error que afecte al periodo vacacional o las ausencias de nuestros trabajadores, por ello es tan importante estar seguros de que utilizamos la mejor herramienta para esta gestión.
Además de tener en cuenta los días de vacaciones que corresponden a los empleados, debemos pensar más allá. ¿Cómo gestionamos la distribución de los cuadrantes? Para facilitar los trámites y consultas, y olvidarnos de las preguntas repetitivas entre los empleados, es importante que el cuadrante de vacaciones pueda ser consultado de forma multidispositivo. Imagina así que los empleados puedan acceder estén donde estén a consultar sus días de ausencia, cuántas vacaciones les quedan o qué días cogieron.
Otra pregunta que debemos hacernos es, ¿cómo gestionamos los permisos? La autogestión por parte del trabajador se convierte en la clave para agilizar estos trámites. Todo ello controlado por el manager que será quien reciba la solicitud del trámite y la apruebe o rechace. Así será más sencillo llevar a cabo el mutuo acuerdo de las vacaciones entre empresa y empleado del que hablábamos antes.
Manera eficaz de realizar el cuadrante de vacaciones para empleados
Ahora que tenemos unas nociones básicas sobre el cuadrante y cómo funciona la gestión de vacaciones, debemos ponernos en marcha. Habitualmente son los departamentos de Recursos Humanos de las empresas quienes realizan el cuadrante de vacaciones.
Muchas empresas continúan realizando el cuadrante de vacaciones de forma manual mediante el uso de Excel. Este proceso genera un documento compartido que carece de seguridad y privacidad. Además, debemos tener en cuenta las largas horas de trabajo que supone para el responsable y, al fin y al cabo, la posibilidad de que se produzcan errores o cambios en el cuadrante y tener que reorganizarlo todo.
Pero ya no nos conformamos con las mismas soluciones que hace décadas, la digitalización y la automatización de los procesos también sirve en los cuadrantes. Por ello, es recomendable implantar un software que, entre otras tareas, se encargue de la gestión de las vacaciones y ausencias cumpliendo con las regulaciones y los acuerdos legales.
Decimos adiós a esta gestión tediosa para los responsables de forma que puedan invertir el tiempo ahorrado en otras tareas más estratégicas para la empresa. Y recibimos con los brazos abiertos la automatización, donde modificar el cuadrante no sea un engorro y poder asignar las vacaciones sin errores de cálculo. Sencillo, ¿verdad?
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
