Con la generalización del teletrabajo y la transformación digital de las empresas, cada vez es más frecuente la incorporación de nuevos empleados en remoto. Los llamados onboardings que antes se llevaban a cabo de forma presencial en las empresas, ahora muchas de ellas los realizan de manera online o mixta. Seguro que ya has oído hablar de ellos o has formado parte del proceso, pero debes saber que la mayoría de las organizaciones aún no cuentan con las herramientas necesarias para dar el salto al onboarding digital. O al menos no para realizar el proceso completo de forma eficiente.
Por lo tanto, ¿cómo realizar un onboarding digital?. ¿qué herramientas necesito?, ¿realmente sirve de utilidad este proceso? Estas son algunas de las preguntas que resolveremos a lo largo del artículo. Continúa leyendo porque estamos seguros de que encontrarás muchos tips de utilidad y podrás utilizar este artículo como una guía para aplicarlo en tu empresa.
Qué significa onboarding online
La llegada de un nuevo trabajador a la empresa implica un proceso de adaptación que culmina cuando este empleado se encuentra completamente integrado, trabajando eficazmente como uno más del equipo. El onboarding se encarga de facilitar el proceso de integración para el nuevo trabajador, agilizando en la medida de lo posible su adecuación al puesto con eficiencia. Por lo tanto, el objetivo del onboarding es conseguir que el trabajador se sienta integrado en la empresa lo antes posible, como uno más de la plantilla. No es un objetivo sencillo por lo que la empresa debe planificar el proceso con antelación e ir remodelándolo a medida que se detecten nuevas necesidades.
En las empresas y en sus departamentos de Recursos Humanos no solo utilizan el término onboarding. Existen otras formas de referirse a este mismo proceso: inducción de personal, dar de alta a trabajadores online o incluso el llamado plan de acogida.
Primeros pasos que conocer sobre el onboarding digital
Uno de los primeros factores que debemos conocer a la hora de hablar de onboarding es la duración del mismo. El onboarding comienza antes de la incorporación del nuevo trabajador. Por lo tanto, es importante empezar el onboarding días antes de su llegada.
La duración del onboarding puede variar entre mes y medio y un año, dependiendo del perfil del empleado, su aptitud y las características del puesto. Sin embargo, son las primeras semanas las que serán claves y determinarán el éxito del proceso.
Otra de las claves que tener en cuenta antes de empezar con el proceso es ser conscientes de la relevancia que tiene llevar a cabo un buen plan de onboarding. Solo así daremos la importancia que merece este proceso. A continuación te contamos los beneficios que se obtienen de esta inducción de personal:
Ventajas de realizar un onboarding
Llevar a cabo un proceso de onboarding aporta una serie de beneficios que quizá no hayas tenido en cuenta. Estos beneficios son tanto en los onboardings digitales como en los presenciales y aportan ventajas a la empresa como a los propios trabajadores que se incorporan. Te los contamos:
Beneficios para la empresa
La empresa que realiza el onboardig consigue una mayor productividad de sus nuevos empleados. Esto es sencillo, al adaptarse los trabajadores más rápidamente a la compañía, podrán desarrollar su potencial antes, por lo que harán más labores que aquellos empleados que no estén correctamente integrados. Lo que supone mayores beneficios económicos para la compañía.
La tasa de abandono se reduce. De los nuevos trabajadores que entran a una empresa, el 33% decide abandonarla en los seis primeros meses tras su incorporación. Ante este estudio, y para aquellas compañías que cuentan con un alto índice de rotación de personal, desarrollar un buen proceso de onboarding puede marcar la diferencia en la compañía, aumentando el engagement de los empleados.
Beneficios para los empleados
La primera impresión cuenta, y mucho. Un empleado que nada más entrar en la compañía ve cómo todo está preparado para su llegada y se siente bien recibido, lo valorará siempre, aumentando su bienestar laboral.
Mediante un buen onboarding, el nuevo trabajador no se sentirá perdido los primeros días, gracias a su coach de onboarding del que te hablaremos más tarde. Por lo tanto, se adaptará rápidamente a la nueva empresa.
Claves para llevar a cabo un onboarding online
Bien, ya hemos visto qué es el onboarding, por qué es tan importante y cuáles son las ventajas que presenta. Ahora, nos ponemos manos a la obra con los siguientes pasos que debemos considerar para realizar un onboarding digital en nuestra empresa:
Realiza los trámites entre la empresa y el nuevo empleado de forma remota
El proceso que se abre al incorporarse un candidato en la entidad incumbe una serie de trámites. Estos trámites no solo concierne a la firma de contrato, también el envío de otros documentos y protocolos a seguir. La gestión de todo el llamado papeleo puede ser una dificultad para aquellas organizaciones que realizan el onboarding en remoto, sin acudir al centro de trabajo.
Si queremos realizar onboardings 100% online y facilitar el proceso para ambas partes, necesitamos herramientas digitales con la que poder llevar a cabo los trámites y gestiones necesarias para la incorporación. Entre las herramientas digitales más utilizadas en los procesos de inducción de personal se encuentra la firma electrónica y el gestor documental. Con su uso, el empleador y el empleado podrán formalizar los trámites necesarios y agilizarlos todavía más que si lo realizáramos de manera presencial, contando con la misma validez jurídica. De esta forma nos aseguraremos el éxito del onboarding remoto gracias a la digitalización.
Cuenta con un coach de onboarding
Adentrándonos en el onboarding online debemos saber que el nuevo trabajador no tendrá muchas facilidades que otorga la presencialidad. Por ejemplo, no podrá ir presentándose por la oficina, firmar su contrato y resto de documentos en la empresa y un largo etcétera. Aquí es donde entra la figura del coach de onboarding. Y bien, ¿qué es exactamente? Un coach de onboarding es la persona que acompaña al nuevo empleado durante su proceso de incorporación. ¿Quién puede ser el coach de onboading? Un empleado que cuente con experiencia en la empresa. Bien puede ser del departamento de RRHH o del propio departamento al que se incorpora el nuevo trabajador. El coach de onboarding es la primera referencia que tendrá el candidato, incluso antes de su primer día oficial en la empresa. Esto aportará confianza para el nuevo trabajador y humanizará el proceso, aunque se realice de forma digital.
Como hemos mencionado, las tareas del coach empezarán antes de la incorporación al puesto. Estas tareas abarcarán: dar de alta el email del candidato, notificar al equipo de la nueva llegada a la empresa, y todas aquellas labores que pueda dejar cerradas antes de la llegada. Elaborando también un planning acerca de cuáles van a ser los primeros pasos del nuevo empleado en los próximos días se conseguirá unificar más el proceso y aportará un plus de profesionalización de la empresa.
Prepara un manual de bienvenida
El manual de bienvenida será un documento clave en la llegada del empleado. En él se recogen los aspectos más relevantes que el nuevo trabajador debe conocer, por lo que se convertirá en su documento de referencia. Si se trata de un onboarding online, el manual será todavía más prioritario, ya que ayudará al empleado a no sentirse perdido. Si quieres saber más acerca de ello y ponerlo en práctica en tu compañía, en este artículo te explicamos cómo elaborar el manual de bienvenida de una empresa.
Realizar un onboarding digital puede ser incluso más efectivo y eficaz que los onboarding tradicionales. Para ello deberemos planificarlo paso por paso y asegurarnos de disponer todas las herramientas necesarias. Si contamos con herramientas que digitalicen el proceso nos será más sencillo efectuar la incorporación y podremos así poner el foco en lo más importante: humanizar el proceso de onboarding lo máximo posible. De tal manera que el empleado no se vea perdido y comience a sentirse, en el menor periodo de tiempo posible, uno más en la empresa.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
