Todo departamento de RRHH debe contar entre sus documentos de un organigrama. En este artículo te contamos los tips para saber cómo hacer realizarlo. Estamos seguros de que te será de ayuda, bien sea porque tu entidad aún no ha elaborado el suyo o quieres reestructurar el existente.
¿Qué es un organigrama empresarial?
Un organigrama es un esquema gráfico que muestra la estructura interna de una empresa. En él debe aparecer de forma jerárquica cada uno de los cargos y roles de los empleados que ocupan la entidad.
Un correcto organigrama debe definir los distintos departamentos en los que se distribuye la empresa agrupando a sus trabajadores y las relaciones jerárquicas. Plasmando así la forma en la que los departamentos se organizan y cómo sus miembros se reparten las distintas tareas.
¿Realmente es útil contar con uno de la empresa?
Disponer de un organigrama es esencial para mostrar fácilmente de forma gráfica la estructura organizacional e interna de la entidad. Siempre que dispongamos de un organigrama actualizado este será un documento de referencia en nuestra empresa.
Uno de los ejemplos más claros de su uso sucede durante el onboarding de empleados. En ese momento, enviar el organigrama de empresa al nuevo candidato le ayudará a ubicar a cada trabajador bajo su puesto y tareas. Así el empleado sabrá de un vistazo con qué compañeros trabajará más mano a mano o quién es su jefe o subordinado.
Pasos para elaborar un organigrama
Existen dos opciones a la hora de realizar un organigrama: elaborarlo desde cero o utilizar una plantilla y modificarla. Existen empresas que prefieren realizar el suyo propio y dejar a un lado las plantillas. Para facilitar la labor y que no te olvides de ningún punto, hemos recogido los pasos y consejos clave para elaborar un organigrama desde cero:
1. Determina la estructura
Habrá una estructura que se ajuste mejor a tu tipo de empresa. Este es el momento de elegirlo y también de estipular el número de niveles jerárquicos.
2. Ordena a los empleados
Crea una lista de trabajadores con las distintas funciones de cada miembro de la plantilla. Deberás cerciorarte del número de empleados exacto con sus respectivas funciones. Esto te ayudará a analizar y definir cada puesto y ordenar todos los cargos que existen en la entidad.
3. Establece la función de cada trabajador
Una vez cuentes con el listado de la plantilla, define las labores que realizan los distintos empleados. A su vez, deberás estipular las responsabilidades de cada área. Lo que te permitirá llevar un control y no crear tareas duplicadas o puestos que se solapen.
4. Dibuja el organigrama
En la plataforma que hayas elegido: Word, Excell, PowerPoint… dibuja el organigrama de forma que condense toda la información de los puntos anteriores. Prioriza siempre la claridad del organigrama por encima de otros aspectos como su diseño. El organigrama más bonito no tiene por qué ser el más útil.
5. Revisa y ajusta la estructura según sea necesario
El organigrama no es un documento estático que se realiza una vez y luego nos olvidamos de él. Es necesario modificarlo cada vez que existan cambios en la plantilla y comprobar de uno en uno que todos los empleados tienen el puesto indicado o si por el contrario existen cambios.
Descarga la plantilla para realizar un organigrama
Si estabas pensando en cómo hacer un organigrama pero quieres ahorrar tiempo te damos la solución. Son muchas las organizaciones que se decantan por modificar una plantilla en vez de elaborar uno desde cero. Existen numerosas plantillas en Internet para crear el de tu empresa, siendo algunas más o menos intuitivas o con escasa o excesiva información.
Desde TramitApp hemos elaborado una plantilla de organigrama que puedes descargar clicando en el banner de abajo y que pensamos que podría serte de utilidad. Con esta sencilla plantilla realizada en Excel podrás crear el de tu empresa sin apenas esfuerzo y pudiendo elegir entre visualizarlo en forma de diagrama, tabla o de árbol.
La opción siempre actualizada: descubre el organigrama de TramitApp
Si buscas que el organigrama de tu empresa se mantenga siempre actualizado, optar por tener que modificarlo a mano puede dar lugar a olvidos o errores además de una suma de tiempo. El organigrama que incluimos en nuestro software TramitApp muestra de un vistazo toda la estructura interna de tu empresa, actualizándose de manera automática según existan cambios de personal o nuevos cargos en tu plantilla.
Así el organigrama se convierte en una documento de referencia dentro de la empresa y nos aseguramos de que sea verdaderamente útil para las nuevas incorporaciones y nunca quede desfasado. No debemos pasar por alto esta funcionalidad ya que nos permite potenciar la comunicación interna de nuestra empresa. De un vistazo los empleados sabrán quién es quién en la organización y podrán acudir a la persona adecuada cuando tengan que realizar una consulta o solucionar cualquier problema.
¿Cómo sacar el máximo partido al organigrama de TramitApp?
Empleando el organigrama en el día a día como documento de referencia es la mejor forma de exprimirlo. No debemos preocuparnos por quedarse obsoleto ante la ida o entrada de los empleados ya que este se actualizará cada vez que tengamos a un nuevo usuario subido a nuestra plataforma.
Contar el organigrama será esencial durante los procesos de onboarding para que el nuevo trabajador se sitúe y pueda conocer los nombres y los puestos de las personas con las que tendrá más contacto. Además, para los trabajadores que lleven tiempo en la empresa también será de especialidad utilidad en plantillas que cuentan con diversos equipos.
A la mínima que la compañía esté compuesta por diversos trabajadores y funciones, cualquier empleado puede necesitar hacer uso del organigrama. Al permanecer siempre actualizado nos aseguraremos de que sea útil en cualquier ocasión. Se acabaron las dudas de «¿quién se encarga de este departamento?», «¿a quién debería preguntarle este problema?».
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
