El Reglamento Verifactu, incluido en la Ley Antifraude, representa un cambio significativo en la facturación para autónomos, pymes y grandes empresas en España.
Este reglamento exige nuevos requisitos para la creación y registro de facturas, garantizando su autenticidad y reduciendo el fraude fiscal.
Si gestionas una empresa o trabajas como autónomo, es crucial entender cómo funciona Verifactu, a quién afecta, cuándo entra en vigor, y cómo adaptarse.
¿Qué es el Reglamento Verifactu?
El Reglamento Verifactu es un sistema de verificación de facturas que ha sido implementado como parte de la Ley Antifraude.
Su objetivo principal es asegurar que las facturas sean auténticas, transparentes e inalterables, lo que permite a la Agencia Tributaria controlar en tiempo real las operaciones de facturación en España.
Contexto sobre la Ley Antifraude
La Ley Antifraude, aprobada en 2021 en España, busca reducir la evasión fiscal, mejorar la transparencia y modernizar los procesos tributarios.
Esta normativa contiene múltiples medidas para detectar y sancionar fraudes fiscales, incluyendo la prohibición de software de doble contabilidad, límites a los pagos en efectivo y la implementación del Reglamento Verifactu.
Al obligar a empresas y autónomos a utilizar sistemas de facturación que garanticen la inalterabilidad y trazabilidad de los registros, la Ley Antifraude promueve una economía más transparente y facilita el control fiscal por parte de la Agencia Tributaria.
Objetivos del Reglamento Verifactu
- Reducir el fraude fiscal: Con Verifactu, la Agencia Tributaria podrá detectar irregularidades en tiempo real.
- Asegurar la inalterabilidad de las facturas: Las facturas no podrán ser modificadas una vez emitidas, garantizando su integridad.
- Automatizar la información fiscal: El sistema permite la comunicación directa de cada factura con la Agencia Tributaria, manteniendo una auditoría continua y automática de las operaciones de facturación.
¿Cómo funciona el Reglamento Verifactu?
Verifactu trabaja integrando los sistemas de facturación con la Agencia Tributaria. Cada vez que se emite una factura, el sistema registra datos clave (como la fecha, hora y valor) en un formato específico y lo envía de forma automática a la Agencia Tributaria en un archivo XML. Además, cada factura incluirá:
- Un código QR: Este código permite al destinatario verificar los datos de la factura en tiempo real.
- Marca de agua y firma electrónica: Las facturas bajo Verifactu tendrán una marca de autenticidad que garantiza su veracidad.
¿Cómo debe ser tu sistema de facturación según el Reglamento Verifactu?
Para cumplir con el Reglamento Verifactu, tu sistema de facturación debe incorporar ciertas características técnicas que aseguren la transparencia, la seguridad y la inalterabilidad de las facturas emitidas. Los requisitos clave incluyen:
- Inalterabilidad de Datos: Las facturas deben ser inmodificables después de su creación, garantizando la integridad de la información registrada.
- Trazabilidad Completa: Cada factura necesita un registro claro y detallado desde su emisión hasta su recepción, permitiendo un seguimiento completo por parte de la Agencia Tributaria.
- Generación de Código QR: Las facturas deben incluir un código QR, que permita al receptor verificar los datos y confirmar la autenticidad de la factura en tiempo real.
- Firma Electrónica y Marca de Agua: La facturación bajo Verifactu requiere que cada documento tenga una firma digital y una marca de agua para certificar que cumple con los estándares de la normativa.
- Formato Estandarizado: El sistema debe emitir las facturas en un formato compatible, como XML, que facilite el envío y la lectura de la información por parte de la Agencia Tributaria.
¿A quién afecta el Reglamento Verifactu?
Verifactu se aplica a una amplia gama de empresas y profesionales en España. Los principales afectados son:
- Autónomos y pymes: Todo profesional que emita facturas deberá asegurarse de que sus sistemas cumplen con Verifactu.
- Grandes empresas: Independientemente del tamaño, todas las empresas que operen en España deberán usar sistemas de facturación compatibles con Verifactu.
- Gestores y asesores: Como asesores fiscales y contables, los gestores deberán guiar a sus clientes en la adaptación a esta normativa.
Cuándo Entra en Vigor el Reglamento Verifactu
El Reglamento Verifactu tiene una fecha de entrada en vigor para el 1 de julio de 2025. Este tiempo adicional busca facilitar la adaptación de empresas y autónomos a los nuevos requisitos.
Hasta esa fecha, se recomienda que todos los afectados revisen y actualicen sus sistemas de facturación para cumplir con las nuevas normativas y evitar sanciones una vez que el reglamento esté en pleno funcionamiento.
Principales Preguntas sobre el Reglamento Verifactu
A continuación, respondemos algunas de las preguntas más comunes sobre el Reglamento Verifactu:
- ¿Tengo que cambiar mi sistema de facturación? Sí, si tu sistema actual no cumple con los requisitos de Verifactu, deberás actualizarlo o adquirir uno nuevo que garantice la trazabilidad y seguridad de tus registros de facturación.
- ¿Afecta esta normativa a los empleados y equipos de recursos humanos? Indirectamente, sí. Los managers de recursos humanos y los equipos administrativos deberán estar al tanto de los nuevos procedimientos y capacitarse en el uso de los sistemas homologados para evitar errores en las facturas.
- ¿Qué ocurre si no cumplo con Verifactu? La Agencia Tributaria impondrá sanciones a las empresas y autónomos que no adopten el sistema Verifactu a partir de la fecha de entrada en vigor. Estas sanciones pueden ser económicas y afectar el historial fiscal del negocio.
- ¿Cuánto tiempo tengo para adaptarme? Tienes hasta el 1 de julio de 2025 para asegurarte de que tu sistema de facturación cumple con Verifactu. Sin embargo, es aconsejable iniciar el proceso cuanto antes para evitar complicaciones y garantizar una transición fluida.
Cómo Adaptar tu Negocio al Reglamento Verifactu
Cumplir con Verifactu puede parecer complejo, pero es un proceso sencillo si se aborda con antelación. Aquí tienes algunos consejos para adaptarte al reglamento:
- Consulta con tu asesor fiscal: Un experto podrá ayudarte a evaluar si tu sistema actual es compatible y a identificar qué cambios son necesarios.
- Actualiza tu software de facturación: Asegúrate de que el software que usas está homologado para cumplir con Verifactu, o adquiere uno que garantice la trazabilidad y seguridad de los datos.
- Forma a tu equipo: Los empleados deben estar familiarizados con el sistema Verifactu y saber cómo realizar facturas que cumplan con la normativa.
- Mantente informado: Revisa periódicamente las actualizaciones de la Agencia Tributaria y las novedades relacionadas con la normativa para asegurarte de que tu sistema sigue siendo compatible.
El Reglamento Verifactu marca un hito en la digitalización y transparencia de la facturación en España.
Su implementación garantiza que las empresas operen de manera segura y transparente, facilitando el control fiscal y reduciendo el fraude.
Si eres autónomo, pyme o manager en una empresa, adaptar tus sistemas a Verifactu te asegura cumplir con las nuevas normas y evita sanciones.
Para más detalles sobre el Reglamento Verifactu, consulta la Agencia Tributaria.
