El registro digital obligatorio en las empresas es uno de los cambios más importantes que introduce la nueva ley laboral en España.
Esta medida busca garantizar el cumplimiento de la jornada laboral y controlar de manera efectiva las horas trabajadas.
Para los managers de recursos humanos y jefes de equipo, entender las implicaciones de esta normativa es esencial.
Por eso, vamos a explorar de manera detallada qué significa este cambio, cuándo será obligatorio, qué herramientas se pueden usar y qué sanciones conlleva su incumplimiento.
¿Cuándo será obligatorio implementar el registro horario digital en mi empresa?
La obligatoriedad del registro horario no es nueva. Desde mayo de 2019, todas las empresas están obligadas a llevar un control de la jornada de sus trabajadores, pero ahora, con la nueva ley laboral que se prevé que entrará en vigor a finales de 2024, este registro deberá ser digital y conectado con la administración.
Esto implica que las empresas ya no podrán depender únicamente de sistemas manuales o en papel para cumplir con esta obligación.
La digitalización del registro horario será obligatoria desde la entrada en vigor de la nueva normativa.
Aunque todavía se espera la confirmación exacta de la fecha, se prevé que sea a lo largo del último trimestre de 2024.
Esto significa que las empresas deben empezar a prepararse desde ya para adaptar sus sistemas a un formato digital.
¿Qué empresas están obligadas a conectar su registro con la Inspección de Trabajo?
Todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector, están obligadas a implementar el registro horario digital.
Sin embargo, la nueva normativa introduce un nuevo matiz: el registro deberá estar disponible en tiempo real para la Inspección de Trabajo.
Esto significa que los datos del control horario deberán estar conectados a una plataforma accesible para las autoridades, lo que facilita el control y la detección de posibles infracciones.
Este cambio afecta particularmente a empresas que no cuentan con sistemas digitales de control horario.
Hasta ahora, muchas empresas mantenían registros manuales que debían presentarse en caso de una inspección.
Con la nueva ley, el registro horario debe ser accesible en todo momento, y las autoridades podrán solicitar los datos de forma remota.
Cómo debe ser el registro de jornada para cumplir con la nueva ley de fichaje
Según la ley laboral, tu registro de jornada debe de ser, de aquí a unos pocos meses:
- Digital: Para una mayor precisión, seguridad y eficiencia a la hora de registrar el tiempo de trabajo de tus empleados.
- Conectado: Con la administración, para que los inspectores puedan acceder a los registros y comprobar de manera remota que no hay abusos en la jornada laboral.
- Automatizado: Para facilitar el proceso de fichaje a través de dispositivos digitales, ya sea móvil, tablet u ordenador.
- Seguro y conservable: Las empresas están obligadas a conservar los datos de los fichajes durante cuatro años a través de un sistema seguro y fiable, en caso de futuras inspecciones.
- Generador de informes: Es necesario que se puedan crear informes completos y exactos sobre las horas trabajadas, las horas extras y cualquier otra información pertinente, de forma ágil y eficaz.
¿Se puede usar Excel como sistema de registro de jornada digital?
A pesar de ser una herramienta digital, Excel no cumple con todos los requisitos exigidos por la nueva ley. Aquí los motivos:
- No es automatizable: Requiere ingreso manual de datos, lo que facilita errores y manipulaciones.
- Acceso limitado: No permite un acceso remoto y en tiempo real para inspecciones.
- Seguridad: Los archivos son fácilmente modificables o extraviados.
- Informes: Generarlos requiere mucho trabajo manual, y no son tan precisos como los de un software especializado.
¿Qué dispositivos se pueden usar para registrar la jornada laboral?
Una de las ventajas de la digitalización del control horario es la flexibilidad en los dispositivos que se pueden utilizar.
La ley permite que las empresas utilicen una variedad de herramientas, siempre y cuando sean digitales y cumplan con los requisitos de exactitud y seguridad.
Entre los dispositivos más comunes se incluyen:
- Ordenadores: Los empleados pueden registrar su jornada al iniciar y cerrar sesión en sus equipos, siempre y cuando estos dispongan de un software de control horario.
- Tablets: Aplicaciones móviles que permiten a los empleados registrar su horario de manera sencilla.
- Teléfonos móviles: Ideal para trabajadores móviles o aquellos que realizan su jornada fuera de la oficina.
Estas herramientas deben integrarse con un sistema centralizado de control horario que registre, almacene y gestione los datos de forma segura.
Además, es fundamental que el sistema utilizado respete la privacidad de los empleados y garantice que los datos no sean manipulados.
¿Cómo afectará esta medida a la gestión de horas extras y descansos?
Una de las principales preocupaciones para los managers de recursos humanos es cómo afectará esta nueva normativa a la gestión de horas extras y descansos.
La ley actual ya establece que todas las horas trabajadas, incluidas las extras, deben ser registradas, pero con el nuevo sistema digital, este control será mucho más estricto.
El registro en tiempo real facilitará el control de las horas extras, ya que permitirá detectar de inmediato cuándo un empleado ha superado su jornada laboral.
Esto obligará a las empresas a ser más rigurosas en la gestión de las horas trabajadas para evitar acumular horas extras sin la debida compensación o descanso.
Asimismo, el control digital de la jornada permitirá llevar un registro preciso de los descansos durante la jornada, algo que también es obligatorio según la legislación laboral.
Los empleados deben tomar un descanso de al menos 15 minutos cuando su jornada supera las 6 horas, y el incumplimiento de esta obligación también será más fácilmente detectable con el nuevo sistema.
¿Cuáles son las sanciones por no cumplir con la normativa?
El incumplimiento de la obligación de llevar un registro horario digital puede acarrear sanciones significativas para las empresas.
Según la ley, la falta de registro o la manipulación del mismo se considera una infracción grave, lo que puede derivar en multas de entre 626 y 6.250 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción.
Además, la nueva normativa introduce la posibilidad de que las sanciones sean más elevadas si se detecta que la empresa no tiene el registro conectado a la Inspección de Trabajo en tiempo real.
En estos casos, las multas podrían aumentar considerablemente, especialmente si la falta de registro da lugar a otros incumplimientos, como no pagar horas extras o no respetar los descansos obligatorios.
Por tanto, es esencial que los managers de recursos humanos y los jefes de equipo se aseguren de que sus sistemas de control horario cumplen con los nuevos requisitos y estén preparados para la entrada en vigor de la ley.
La obligatoriedad de implementar un control horario digital supone un cambio importante en la gestión laboral en España.
Para las empresas, especialmente los departamentos de recursos humanos y los jefes de equipo, es crucial adaptarse a esta nueva normativa lo antes posible.
Además de cumplir con la ley, el uso de sistemas digitales puede ofrecer múltiples beneficios, como una mayor precisión en la gestión de las horas trabajadas y una mejor organización de los descansos.
La clave para cumplir con esta normativa es implementar un sistema de control horario digital eficiente y accesible que permita a la empresa no solo cumplir con sus obligaciones legales, sino también optimizar la gestión del tiempo de trabajo y mejorar la productividad.
Ahora es el momento de evaluar las opciones disponibles y preparar a la empresa para la entrada en vigor de la nueva ley laboral.
