Calcular una nómina correctamente es fundamental para asegurar el cumplimiento de las obligaciones legales y la satisfacción de los empleados. Una nómina bien calculada no solo evita posibles sanciones legales y problemas con la Seguridad Social, sino que también contribuye a mantener un ambiente laboral positivo y justo. Los empleados que reciben sus pagos de manera precisa y puntual están más motivados y comprometidos con la empresa, lo cual repercute positivamente en la productividad y en la retención de talento.
La tarea de calcular una nómina implica conocer y aplicar correctamente diversas normativas legales, así como gestionar adecuadamente las deducciones, retenciones y beneficios que corresponden a cada empleado. Esto puede parecer un proceso complejo, por ello es frecuente hacer uso de herramientas y software especializado en la gestión de nóminas para realizarlo de manera eficiente y precisa.
¿Qué implica calcular una nómina?
Para que una nómina sea completa y cumpla con los requisitos legales, debemos tener en cuenta diversos elementos:
Recopilación de datos del empleado
Es fundamental contar con los datos personales y contractuales de cada empleado, como:
- Nombre completo
- Número de identificación fiscal
- Dirección
- Fecha de ingreso
- Tipo de contrato
- Jornada laboral
También debemos determinar la categoría profesional del empleado según el convenio colectivo aplicable y establecer el salario base correspondiente.
Registro de horas trabajadas
Es esencial registrar de manera precisa las horas ordinarias y extraordinarias trabajadas durante el periodo de nómina. Esto incluye:
- Horas normales trabajadas
- Horas extras, si corresponde, y su cálculo según las leyes laborales
Además, debemos llevar un registro detallado de las asistencias y ausencias del empleado, incluyendo vacaciones, días de enfermedad y permisos.
Aplicación de deducciones y retenciones
La gestión de nóminas en una empresa no solo implica el cálculo de los salarios a pagar a los empleados, sino también la correcta aplicación de deducciones y retenciones que deben realizarse conforme a la legislación vigente.
Seguridad Social
Calcular las contribuciones a la Seguridad Social que corresponden tanto al empleado como al empleador. Estas contribuciones suelen incluir:
- Contingencias comunes
- Desempleo
- Formación profesional
Retenciones Fiscales
Aplicar las retenciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) de acuerdo con el porcentaje correspondiente al tramo salarial del empleado.
Cálculo de Beneficios y Complementos
Pagas Extraordinarias
Incluir en el cálculo las pagas extraordinarias, prorrateadas si es necesario.
Beneficios Adicionales
Añadir otros beneficios que formen parte de la remuneración, como vales de comida, transporte, bonos de productividad, etc.
Determinación del Salario Neto
Salario bruto
Sumar el salario base, las horas extras y los beneficios adicionales para obtener el salario bruto.
Deducciones totales
Restar del salario bruto todas las deducciones legales y retenciones fiscales.
Salario neto
El resultado final será el salario neto que el empleado recibirá.
Revisión y emisión de la nómina
Otro paso necesario es la comprobación de que todos los datos sean correctos y el cálculo para cada empleado corresponda
Verificación de cálculos
Revisar detalladamente todos los cálculos para asegurarse de que son correctos y que se han aplicado todas las deducciones y beneficios correspondientes.
Emisión del recibo de nómina
Generar y entregar el recibo de nómina al empleado, cumpliendo con los requisitos legales de información.
Uso de herramientas y software
Debido a los problemas que puede implicar la gestión de nóminas cada vez más empresas implementan herramientas de gestión de nóminas. Utilizar software especializado en gestión de nóminas automatiza el proceso, reduce errores y asegura el cumplimiento legal. Además, TramitApp permite automatizar el registro de las incidencias en nómina para que realice el registro y gestionarlo sin errores.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
